Khi buyer yêu cầu hồ sơ, họ thường đang cố trả lời ba câu hỏi. Doanh nghiệp này có thật và có đủ độ tin cậy trong vận hành không? Chương trình sản phẩm có đủ trưởng thành cho thị trường mục tiêu không? Và nếu cần rà soát tuân thủ sâu hơn, có một lộ trình rõ ràng để xin thêm bằng chứng hay không?
Đó là lý do bộ hồ sơ nên được tổ chức theo lớp. Lớp đầu tiên có thể công khai: company profile, tổng quan sản phẩm, tuyên bố sustainability, một số hình ảnh nhà máy và một kênh liên hệ rõ ràng. Lớp thứ hai nên để theo yêu cầu: test report chi tiết, bản scan chứng chỉ và các tài liệu compliance theo từng thị trường.
Cách làm này vừa bảo vệ các tài liệu nhạy cảm vừa giảm được sự bất định của buyer. Đồng thời nó cũng làm cho website gọn hơn, vì không phải ai ghé vào trang cũng cần xem toàn bộ file vận hành trước khi cuộc trao đổi được qualify.
Thư viện proof asset vừa được thêm vào website cũng đi theo nguyên tắc đó. Buyer có thể xem asset thật, tải company profile ngay và sau đó yêu cầu certificate pack hoặc test pack qua luồng RFQ khi chương trình chuyển sang giai đoạn nghiêm túc hơn.